东莞市绿叶社会工作服务中心

档案管理制度

 

第一节  总则

第一条   为了规范社工工作档案管理，保证档案资料齐全、完整和安

全，维护服和中心和服务对象的合法权益，结合中心实际制定本制度。社工工作档案是指社工与服务对象建立工作关系后，根据服务需要所搜集、整理并记录的有关服务对象相关信息。

第二节  档案管理人员

第二条   中心的档案管理由中心负责人指定档案室和档案管理员或

专人负责。档案管理人员的职责：保证中心及社工的各种原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

第三条   档案管理人员要忠于职守，坚持原则，遵守保密规定，不断

提高档案管理专业知识和业务能力。

第四条   档案管理人员要按归档要求，对未归档的材料及时催收，对

破损材料尽力粘贴修补，以保证所有档案材料完整、齐全。

第三节  归档范围

第五条   归档范围是反映中心和社工工作的活动，具有保密、查考、

研究或其他利用价值的文件资料：包括工作记录、调查与统计资料、记录劳动工资、会议记录、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

第四节  档案具体记录

第六条   社工应按照社会工作的专业工作伦理、方法如实做好工记

录。

第七条   服务结束后，社工应在一至三周内将相关记录归档。若跟进

服务，社工按照实际需要填补进档案。

第八条   社工工作记录应按照服务中心提供的工作表格制作，如在具

体操作中有不便记录在表格中的文件，应以A4纸打印，社工与档案管理人员签字确认，并在档案袋上标注。

第九条   档案存放于本服务中心，在服务对象单位如学校留存简单信

息以便查阅。简单信息包括服务对象的名称、接受服务的时间等。但不能泄露服务对象的个人基本信息如：住址、电话、年龄等。

第五节  编码、归档

第十条  编码形式:

（一）编码（服务版块）–编码（服务性质）–次序–年月日–服务点-社工编号

例：CISC-C001-20210101-CL-0000

（ 长龙社区综合服务中心服务2021年1月1日开案的第1个个案 编号为XXX）

编码（服务版块）：

残联    （REH – Rehabilitation）

教育局    （EDU – Education Bureau） 

妇联    （WMF – Women Federation）

团委    （CYL – Communist Youth League）

社区    （CMW – Community Work）

民政局    （CAB – Civil Affair Bureau）

新莞人    （MWD – Migrant Workers in Dongguan）

司法      （JUS – Justice）

企业      （CORP - Corporation）

项目      （PRO – Project）

社区综合服务中心  （CISC - Community Integrated Service Center）

居家养老服务项目  （HCE  –Home Care Service Center For Eiderly）

（二）编码（服务性质）：

建档   （F -  File）

个案 （C – Casework）

小组 （G – Groupwork）

活动 （P – Program）

（三）目录格式为

编号	案主姓名小组或活动名称	负责社工	日期

备注：

1、本档案编码是指专业服务文档中的建档、个案、小组和活动档案编码。

2、未有东莞社协统一发放的社工证编号的社工统一编号为：0000

3、服务点统一写实际服务的站点：如黄江长龙、清溪三中、常平木棆等。

第十一条  档案应符合档案存放标准，有需要的应使用专用档案袋存放。

第十二条  档案柜架及柜内档案要统一编号并编制检索索引，方便日常利用和科学管理。

第十三条  档案室门、柜钥匙由专人管理，不得随意乱放或借给他人。人员变更时要办理严格的交接手续。

第十四条  档案室要符合防火、安全、保密等标准，并有明显标识。

第十五条  档案室要做好日常防尘、防潮、防鼠、防虫蛀、防干燥等工作。

第十六条  档案编排要科学有序，按个案、小组等摆放，便于查找和管理。

第六节  档案借阅

第十七条  服务对象有权持本人身份证或其它有效证件经验证无误并按要求登记签字后可查询本人的档案。

第七节  部份档案销毁

第十八条  社工工作档案保留期限为三年，三年后统一集中销毁。

第十九条  当档案到了销毁期时，由档案管理员填写《东莞市绿叶社会工作服务中心档案资料销毁审批表》交负责人批准后执行。

第二十条    经批准销毁的档案，档案管理员须认真核对，将批准的《东莞市绿叶社会工作服务中心档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。记登记表永久保存。

第二十一条  本制度自2021年1月1日起施行，本制度最终解释权归服务中心所有。

附件：

专业服务档案存档时效性说明

 

一、个案档案

1、个案工作须至少提早3天递交服务对象建档表上传至服务系统，经过督导审批审批同意开案方可开展。（紧急个案，同工可开展个案为先，后补办审批环节。）

2、个案工作经批准后，1周内完成DGC003服务计划表上传至服务系统，由督导查阅审批。

3、个案批准后的跟进工作一律填写在个案记录总表，具体访谈记录填写在个案记录表（过程）或个案记录表（简要）；并1周内上传至服务系统，由督导查阅审批。

4、服务目的达到后，同工须1周内将个案结束表及该个案的所有档案材料上传至服务系统，由督导查阅审批，审批后方可结案。

二、小组档案

1、小组工作须至少提早3天递交小组计划书、小组报名表上传至服务系统，经过负责人以及督导审批同意方可开展。

2、小组每节结束后，同工须及时填写：小组点名表、小组集会记录，并1周内上传至服务系统，由督导查阅审批。

3、小组结束后，1周内填写小组财务报告、小组报告等所有小组档案材料，并上传至服务系统，由督导进行审批工作。

三、活动类服务档案

1、活动类服务须至少提早3天递交活动计划书至服务系统，经过负责人以及督导审批同意方可开展。

2、活动结束后，须及时填写服务咨询登记表、义工报名签到表，并1周内上传至服务系统，由督导查阅审批。

3、活动结束后，1周内填写活动财务报告、活动报告等所有活动档案材料，并上传至服务系统，由督导进行审批工作。

四、其他说明

项目结项后，项目相关负责人及同工，需在2周内，完成所有的服务档案等材料，上传至服务系统。并整理移交给用人单位。