东莞市绿叶社会工作服务中心

专业服务保密制度

 

 

第一节  总则

一、为全面规范东莞市绿叶社会工作服务中心（以下简称机构）专业服务保密工作，结合机构实际情况，制定本保密制度，本制度适用于机构所有同工,包括机构管理人员和一线同工。

二、专业服务保密包括以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载专业服务的纸介质、磁介质（计算机硬盘、移动软盘、U盘、软盘、磁带）、光盘等各类物品。

三、同工转岗或离职的，需统一将所有的纸质和电子专业服务资料详细交接给服务部，不得复印、拷贝和携带任何专业服务资料离开。同工离职的，签订离职协议并遵守有关保密规定,且服务系统账号停用。

 

第二节 办公环境的要求

    一、办公区域应该具有一定的独立性，且有贮存资料的空间，并购买有档案盒、档案柜或抽屉，个案服务和涉及服务对象个人信息资料可以上锁保管。

二、不准携带纸质或电子版的个案服务资料或者涉及服务对象个人信息材料离开办公区域，不得在公共场所谈论个案服务情况和交接专业服务文件。

三、电脑必须设置密码，如为公共电脑，则设置两个用户名，一个公共用户名，一个社工用户名，电脑中的保密文件必须设置密码。

四、电脑应当下载必要的杀毒软件，防止病毒攻击。

五、用于办公的电脑，除同工本人外，其他人不应使用于其他用途，如玩游戏，看视频等。

 

第三节 纸质专业服务资料的管理

一、专业服务资料不得随便摆放，需要归档放置在档案盒内，并将档案盒分类放置在档案柜或抽屉。个案服务、服务对象个人信息等资料等必须上锁。

二 、个案服务或者涉及服务对象个人信息材料不准私自复印和外传，因工作需要复印时应征询督导同意，复制件按照原文件的保密规定管理。

三、除同工本人外，所有资料必须根据内容和工作需要进行查阅，并做好查阅记录。

1、服务对象如对社工操守、服务方法和效果等存在质疑，在征得社工和督导同意后，查阅对应资料。

2、政府部门、社会组织等，如需查阅社工专业服务资料，同工需了解他们查阅资料的真实、具体原因和用途，并要求出示相关证件和文件，方可查阅对应资料。所查阅的资料不能带离办公室。

四、定期整理和清洁，并做好资料的防失、防虫、防潮等防护工作。

 

第四节 电子专业服务资料的管理

一、电子服务资料分类整理并保存于电脑除桌面和C盘的其他地方，并做好备份。个案服务和涉及服务对象个人信息资料需要加密处理。

二、个案服务资料和涉及服务对象个人信息等资料不得通过QQ、邮件等电子方式传送，如因客观条件限制，确需电子传送的，需要加密后方可传送。

三、禁止使用QQ、邮件等电子方式在各类信息平台发布有关专业服务保密信息。

四、一般情况下，个案辅导采取面谈方式，如因客观条件限制只能通过QQ、电话、视频等方式进行的，工作人员应该使用工作QQ、电话，并做好保密措施，如对聊天场合、操作界面、谈话内容等进行保密处理。

 

第五节 服务系统的保密管理

一、根据个人的账号，登陆机构服务系统，并修改初始密码，不得登陆其他人的账号。根据个人的权限，录入和查看服务系统资料，如发现超出个人权限的资料，必须立刻向机构服务部反映，不得将资料下载到私人电脑或其他贮存工具。

二、禁止泄露、外借和转移服务系统中专业服务资料和数据信息。

三、做好上传服务系统的电子档案备份并异地存放，备份的数据必须做加密处理，确保系统一旦发生故障时能够快速恢复，备份数据需与上传系统的数据保持一致，不得更改。

四、服务系统原则上只能在办公电脑里使用，如同工离开办公区域的，需退出服务系统，防止他人查看服务系统资料。

五、未经机构批准同意的，同工不得向任何人、单位展示或演示服务系统。

 

第六节 关于泄密的处理规定

一、违反保密规定、以致发生泄密事件的，同工及服务部应当迅速查明被泄露的内容，造成或可能造成危害的范围及严重程度，积极采取补救措施。

二、机构所有同工和督导一经发现有泄密或者抄袭专业服务资料的，应该立刻逐步上报；情况严重的，可以直接反映到服务部。

1、同工之间应当相互提醒和监督。

2、督导和组长重点把关同工专业文书和日常行为。

3、服务部做好服务的监控，并及时、有效处理一旦发生的泄密事件。

三、进一步明确责任主体及事件具体情节，视情节轻重、损失大小予以惩戒，主要方式有：

（一）警告：包括口头警告和书面警告。

（二）评级：发生泄密或抄袭事件的，同工当年绩效评级直接为无星。

（三）降职：一般情况逐级降，具体视情况而定。

（四）辞退：解除劳动合同。

如构成犯罪的，移送相关机关，依法追究法律责任。

 

第七节 附则

一、属于机构开发的课题、调研成果及制定的相关政策、制度等，只能在对应范围内传阅，并做好保密措施。

二、对外汇报或交流中，防止专业服务资料的外泄：

1、纸质或电子文档中，如涉及服务对象的个人信息或其他敏感事件，需要进行模化或者删除处理。

2、照片或影像中，涉及未成年服务对象或者社工个案正面的，需征求服务对象同意，并做模化等技术处理。

3、有关服务对象的声音文件应当进行失真、失声等技术处理。

三、本制度自2021年1月1日起施行。本制度的解释权归东莞市绿叶社会工作服务中心所有。